Ön muhasebe programı, çoğu işletmenin ilk ciddi yazılım kararı. Yanlış seçim yıllarca sürüyor çünkü veri birikince taşımak zorlaşıyor. Karar verirken gerçekten neye bakmak gerekiyor?
Ön muhasebe programı çoğu işletmenin aldığı ilk gerçek yazılım. Kararın ağırlığı da buradan geliyor: veri birikmeye başladıktan sonra program değiştirmek acı veriyor.
İyi haber, ihtiyaç listesi sanıldığından kısa. Kötü haber, satış görüşmelerinde bu liste hep uzatılıyor.
Gerçekten gereken çekirdek
Küçük ve orta ölçekli bir işletmede ön muhasebenin karşılaması gereken şey dört başlık: cari hesaplar, fatura kesme, stok hareketi ve kasa-banka takibi. Bunların üstüne gelen her şey, ihtiyaç doğduğunda değerlendirilecek ek.
Program tanıtımlarında görülen uzun modül listeleri kararı zorlaştırıyor. Kendinize şu soruyu sorun: bu modülü ilk altı ayda kullanacak mıyım?
E-fatura ve e-arşiv tarafı
Bu artık tercih değil, zorunluluk sınırına giren firmalar için yükümlülük. Programın e-belge tarafını nasıl çözdüğüne bakın: içinde mi geliyor, ayrı bir entegratörle mi çalışıyor, ek ücreti var mı?
Bir de kontenjan meselesi var. Aylık belge sayınız arttığında maliyetin nasıl değiştiğini önceden öğrenin.
Mali müşavirinizle uyum
Bu madde en çok atlanan ve en çok işe yarayan madde. Ay sonunda verilerinizi mali müşavire aktaracaksınız. Program bu aktarımı destekliyorsa iş dakikalar sürüyor, desteklemiyorsa her ay elle veri girişi yapılıyor.
Karar vermeden önce mali müşavirinize hangi programlarla rahat çalıştığını sorun. Bu tek telefon, bir yıllık zahmeti önlüyor.
Bulut mu, kurulumlu mu?
Bulut tarafı yedekleme ve her yerden erişim getiriyor, aylık ücretle çalışıyor. Kurulumlu ürünler tek seferlik lisansla alınıyor ama yedekleme sizin sorumluluğunuzda kalıyor.
Bir kural verelim: yedeğinizi kimin aldığını bilmiyorsanız, yedeğiniz yok demektir. Bu, kurulumlu ürün kullanan işletmelerde sık karşılaştığımız bir durum.
Ne zaman ERP'ye geçmeli?
Ön muhasebe programının sınırı genelde şurada görünür hale geliyor: üretim süreciniz var ve maliyet hesabı programın dışında yapılıyor, ya da birden fazla depo ve şube birbirini tutmuyor.
Bu noktada ERP tartışması başlıyor. Erken geçmenin de bir maliyeti var; ERP nedir yazısında bunu ayrıntılandırdık. Stok tarafı için stok takip programı yazısına da bakabilirsiniz.
İhtiyacınızı hızlı belirlemek için
| Durumunuz | Aranması gereken |
|---|---|
| Hizmet veriyorsunuz, stok yok | Cari, fatura, kasa-banka yeterli |
| Alım satım yapıyorsunuz | Stok ve depo hareketi şart |
| E-ticaret satışınız var | Siteyle entegrasyon ve otomatik sipariş aktarımı |
| Üretim yapıyorsunuz | Reçete ve maliyet; ön muhasebe sınırda kalır |
| Birden fazla şube veya depo | Depo bazlı stok ve yetkilendirme |
| İhracat var | Döviz, kur farkı ve yabancı dilde belge |
Geçiş nasıl yapılır?
Program değiştirme kararının en can sıkıcı tarafı zamanlama. Uygulamada en sorunsuz geçişler dönem başında yapılıyor: yeni yılda ya da yeni ayda açılış bakiyeleriyle başlanıyor, geçmiş hareketler eski programda arşiv olarak bırakılıyor.
Geçiş öncesi üç şeyi yapmakta fayda var. Cari kartlarındaki tekrarları temizleyin, çünkü aynı müşteri iki kez varsa borç ikiye bölünmüş durumda. Stok kodlarını standart hale getirin. Ve açılış bakiyelerini mali müşavirinizle mutabık hale getirin.
Bu üç adım atlandığında yeni program iki hafta içinde güvenilmez ilan ediliyor. Sebep program değil, taşınan kirlilik oluyor.
Sık sorulanlar
Ücretsiz ön muhasebe programı olur mu?
Sınırlı sürümler var ve çok küçük ölçekte iş görebiliyor. Sınır genelde belge sayısında ve kullanıcı sayısında çıkıyor.
Excel yeterli değil mi?
Tek kişilik ve az işlemli bir yapıda bir süre yetiyor. Ama e-belge zorunluluğu ve cari mutabakat işleri Excel'i hızla yetersiz bırakıyor.
Program değiştirirken verilerim taşınır mı?
Cari ve stok kartları genelde taşınıyor, geçmiş hareketler her zaman değil. Bu yüzden geçişler genelde dönem başında yapılıyor.
Kaç kullanıcıya ihtiyacım var?
Aynı anda programa girecek kişi sayısını sayın, toplam personel sayısını değil. Fiyatlandırma çoğu üründe buna göre işliyor.
