Stoğu Excel'de tutmak bir yere kadar akıllıcadır. Ama bir eşik var ve o eşik geçildiğinde Excel para kaybettirmeye başlar. O anı nasıl anlarsınız, geçince ne yaparsınız?
Küçük bir işletmede stoğu Excel'de tutmak aptalca değildir, aksine çoğu zaman en doğru başlangıçtır. Bedava, esnek, herkes biliyor. Sorun şu ki Excel'in işe yaradığı bir eşik var ve o eşik sessizce geçiliyor; farkına genelde bir yanlış sayım yüzünden müşteriye "stokta var" deyip de olmadığı ortaya çıktığında varılıyor.
Bu yazıda ne zaman programa geçmeniz gerektiğini ve geçerken nelere dikkat edeceğinizi konuşalım. Peşinen söyleyelim: herkesin bir programa ihtiyacı yok. Belirtiler ortaya çıkmadan geçerseniz, para verip Excel'in daha zorunu almış olursunuz.
Excel'den çıkma vaktinin altı belirtisi
Aşağıdakilerden ikisi bile sizde varsa, konuşmaya değer:
- Aynı dosyayı iki kişi aynı anda güncellemeye çalışıp birbirinin verisini eziyor.
- Sayım ile kayıt arasındaki fark artık "bir iki adet" değil, ay sonunda ciddi bir tutmama.
- Bir ürünün ne zaman, kime, kaça satıldığını geçmişe dönük bulmak dakikalar sürüyor.
- Kritik stok azaldığında kimse fark etmiyor; sipariş, ürün bittikten sonra veriliyor.
- Birden fazla depo ya da satış kanalı var ve her biri ayrı bir dosyada.
- Faturayı, irsaliyeyi elle ayrıca giriyorsunuz; aynı bilgiyi günde birkaç kez tekrar yazıyorsunuz.
Bu belirtilerin ortak noktası zaman ve güven kaybı. Excel çökmüyor; sadece her hata biraz para, her tekrar biraz mesai götürüyor ve bu sızıntı büyüdükçe program maliyetinin altına iniyor.
Program derken hangi program?
Burada üç yol var ve doğru cevap işletmenizin şekline bağlı.
Hazır stok/ön muhasebe programı
Aylık aboneli, kutudan çıkan çözümler. Stok, cari, basit fatura ihtiyacı olan çoğu küçük işletme için en akıllıcası budur. Ucuz, hızlı kurulur, yarın kullanmaya başlarsınız. İşiniz standartsa özel yazılıma para vermek gereksizdir; bunu açıkça söylüyoruz.
ERP içinde stok modülü
Muhasebe, üretim, satın alma da aynı yerde toplanacaksa, stoğu ERP'nin bir parçası olarak düşünmek gerekir. Tek başına stok programı alıp sonra muhasebeyle konuşturmaya çalışmak, çoğu zaman ERP'ye geçmekten daha zahmetli olur.
Özel yazılım
İşleyişiniz hazır programlara sığmıyorsa, örneğin lot/seri takibi, özel barkod akışı, kendi üretim mantığınız varsa, özel yazılım devreye girer. Bunun eşiği yüksektir; "hazır program bize dar geliyor" diyebilmek için önce hazırı denemiş olmak gerekir.
Geçerken en sık yapılan hata
İnsanlar programı alır ama açılış stoğunu düzgün girmez. Yanlış başlangıç verisiyle kurulan sistem, ilk günden Excel'deki hatayı devralır ve "program da tutmuyor" denir. Geçişte en kritik iş, sayımı doğru yapıp temiz bir açılış verisiyle başlamaktır. Program bundan sonrasını taşır; öncesini değil.
Peki nereden başlamalı?
Önce belirtilere bakın. İki üç tanesi sizde varsa, ihtiyaç gerçektir. Sonra işinizin standart mı özel mi olduğuna karar verin; standartsa hazır bir çözümle başlayın, dar gelince konuşuruz. İşin en başında en büyük sistemi kurmaya çalışmak, çoğu zaman en pahalı ve en yavaş yoldur.
Sık sorulanlar
Excel'deki mevcut stok listemiz programa aktarılır mı?
Aktarılır, hatta çoğu geçişte ilk adım budur. Şu kadarını söyleyelim: aktarım sırasında listenizin ne kadar dağınık olduğu ortaya çıkar. Aynı ürünün üç farklı yazımı, birimi karışmış kalemler, eksi çıkan stoklar. Bu temizlik işi bir günde bitmiyor ama bir kez yapılıyor.
Barkod okuyucu şart mı?
Depoda günde yüzlerce hareket varsa şart. Elle giriş hem yavaş hem hatalı; bir rakamı yanlış yazan kişi sayımda iki saat kaybettiriyor. Ama az kalemle çalışan bir atölyede barkod almadan da başlanabilir, sonra eklenir. Program tarafında ikisi de aynı.
Depoda internet yoksa çalışır mı?
Çalışması için öyle kurulması gerekir. Bağlantı koptuğunda kayıtları cihazda tutup bağlantı gelince gönderen bir yapı kuruyoruz. Bunu baştan sormazsanız çoğu bulut tabanlı program depo bodrumundayken kilitleniyor, bu da sahada en sık şikâyet edilen şey.
Muhasebe programımızla konuşur mu?
Programın dışarıya bir bağlantı noktası açıyor olması gerekiyor. Yaygın Türk muhasebe programlarının çoğunda bu var, bazılarında ise sadece dosya aktarımı yapılabiliyor. Hangi programı kullandığınızı söylerseniz mümkün olup olmadığını görüşme öncesinde bakıp söyleriz.
Nasıl stok ve ERP çözümü kurduğumuzu ERP & CRM hizmetimiz sayfasında anlattık. Hazır bir çözümün mü yoksa özel yazılımın mı size uygun olduğuna karar veremiyorsanız, hazır ERP mi özel yazılım mı yazımız tam bu konuda. Durumunuzu konuşmak isterseniz bize yazın.
