ERP programlarının tanıtım sayfaları birbirinin aynısı: aynı modüller, aynı vaatler. Özellik listesi karşılaştırmak işe yaramıyor. Bunun yerine bakılması gereken beş şey var.
ERP programı arayan bir firmanın karşısına on beş isim çıkıyor ve hepsinin sitesinde aynı modül listesi duruyor. Özellik tablolarını yan yana koymak da işe yaramıyor, çünkü hepsinde tik var.
Seçimi gerçekten belirleyen şeyler tanıtım sayfasında yazmıyor. Aşağıdakiler, demo toplantısında sorulduğunda cevabı firmaları hızla ayıran maddeler.
1. Fiyat modeli: kullanıcı başına mı, tek seferlik mi?
Bazı ürünler kullanıcı başına aylık ücretle çalışıyor, bazıları tek seferlik lisansla. İkisi de mantıklı ama üç yıllık toplam maliyetleri çok farklı çıkabiliyor. Hesabı bugünkü kullanıcı sayınıza göre değil, üç yıl sonraki tahmininize göre yapın.
Bir de gizli kalemler var: yıllık bakım yüzdesi, sürüm yükseltme ücreti, ek modül fiyatları, eğitim günlüğü, bayi danışmanlık saati. Toplam sahip olma maliyetini isteyin.
2. Süreçlerinizi ne kadar bükebiliyor?
Her ERP'nin bir doğru yolu vardır ve o yolun dışına çıkmak zorlaşır. Kritik soru şu: sizin işinizin ayırt edici tarafı o yolun içinde mi, dışında mı?
Demoda kendi sürecinizi gösterin ve şunu isteyin: bunu sistemde canlı olarak yapın. Slayt üzerinden anlatılan esneklik ile ekranda görülen esneklik arasındaki fark çok büyük.
3. Dışarıya açık mı?
Bu madde en çok atlanan ama sonradan en pahalıya patlayan madde. ERP'niz e-ticaret sitenizle, kargo firmasıyla, üretim hattıyla ya da bir mobil uygulamayla konuşacak mı? Konuşacaksa, ürünün dışarıya açık bir arayüzü olmalı.
Kapalı bir ürün seçtiyseniz her entegrasyon isteği bayiden ücretli özel geliştirme olarak dönüyor. Bunu satın alma aşamasında sorun ve cevabı yazılı isteyin.
4. Sizinle kim ilgilenecek?
Büyük ürünlerin çoğu bayi ağıyla satılıyor. Yani ürünü seçiyorsunuz ama gerçekte bayiyle çalışıyorsunuz. Ürün iyi, bayi zayıfsa proje kötü gidiyor; tersi de mümkün.
Bayiye şunu sorun: bizim sektörümüzde kaç kurulum yaptınız ve o firmalarla konuşabilir miyiz? İyi bayi bu soruya rahatsız olmaz.
5. Veriniz sizde kalıyor mu?
Yarın ürün değiştirmek isterseniz verinizi hangi biçimde alabiliyorsunuz? Cevap net değilse, sistemin içinde kilitlenmişsiniz demektir. Bu soru genelde hiç sorulmuyor ve sorulduğunda satış görüşmesinin havası değişiyor.
Kaba bir karşılaştırma çerçevesi
| Durum | Yönelmeniz gereken taraf |
|---|---|
| Standart ticaret, hızlı devreye alma | Yaygın hazır ürün + güçlü bayi |
| Sektöre özgü ağır süreç | Dikey çözüm ya da özel geliştirme |
| Çok sayıda dış sistemle entegrasyon | Açık arayüzü olan ürün |
| Sık değişen iş kuralları | Esnek kurgulanabilir ürün |
| Kısıtlı bütçe, küçük ekip | Önce ön muhasebe ve stok düzeni |
Demoya nasıl gitmeli?
Boş bir demo izlemeyin. Kendi verinizden on kayıt hazırlayın, üç gerçek senaryonuzu yazın ve demoyu bunlar üzerinden isteyin. Bir saatlik böyle bir demo, üç saatlik tanıtımdan daha çok şey öğretir.
ERP kavramına yeni giriyorsanız ERP nedir yazısıyla başlayın; hazır ürün ile özel yazılım tartışması için bu yazıya, çalışma kapsamımız için ERP ve CRM sayfasına bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Ücretsiz ERP programları işe yarar mı?
Açık kaynaklı seçenekler teknik ekibi olan firmalar için gerçekten çalışıyor. Ama ücretsiz olan lisans; kurulum, uyarlama ve bakım maliyeti duruyor. Toplam maliyeti hesaplamadan karar vermeyin.
Yurt dışı ürünü mü, yerli ürün mü?
Türkiye'deki mevzuat tarafı belirleyici: e-fatura, e-irsaliye, beyanname uyumu. Yerli ürünler burada genelde önde. Yurt dışı ürünler ise çok uluslu yapılarda ve üretim tarafında güçlü olabiliyor.
Kaç aday değerlendirmeliyim?
Üç yeterli. Daha fazlası karar yorgunluğu yaratıyor ve süreç aylarca uzuyor.
Geçiş sırasında iki sistemi birlikte kullanmak gerekir mi?
Kısa bir süre paralel yürütmek riski azaltıyor ama uzun sürerse iki kere veri girişi yorgunluk yaratıyor. Genelde bir dönem sonu seçilip net geçiş yapılıyor.
