ERP anlatılırken genelde modül listesiyle başlanıyor ve kimse bir şey anlamıyor. Biz tersinden gidelim: bir siparişin firmaya girip parayı tahsil edene kadar geçtiği yol üzerinden anlatalım.
ERP anlatan yazıların çoğu şöyle başlar: kurumsal kaynak planlaması, İngilizce açılımı, modüller, entegre yapı. Bu cümleleri okuyan kimse ne olduğunu anlamaz. Deneyelim başka türlü.
Bir sipariş geliyor. Stokta var mı diye bakılıyor, yoksa üretime iş emri açılıyor, hammadde ısmarlanıyor, mal üretilip sevk ediliyor, fatura kesiliyor, tahsilat takip ediliyor, muhasebe kaydı düşülüyor. Bu zincirin her halkasını ayrı bir program ya da ayrı bir Excel tutuyorsa, kimse toplamı göremez. ERP, bu zinciri tek bir veri üzerinden yürüten yazılımın adı.
Asıl mesele modüller değil, tek kayıt
ERP'nin özü şu: aynı bilgi iki yerde tutulmaz. Müşterinin adresi bir yerde durur, satış da sevkiyat da muhasebe de oraya bakar. Ürünün stok miktarı tektir; satış onu düşer, üretim onu artırır.
Modüller bunun görünen yüzü. Satış, satın alma, stok, üretim, finans, muhasebe, insan kaynakları. Firmalar genelde ihtiyaç duyduklarını açar, hepsini birden değil.
Kime gerekir, kime gerekmez?
Açık konuşalım: her işletmenin ERP'ye ihtiyacı yok. On kişilik bir hizmet firmasında iyi bir ön muhasebe programı ve düzenli bir tablo çoğu zaman yeterli. ERP, işletme büyüdükçe ortaya çıkan üç sıkıntının cevabı olarak anlam kazanıyor.
Birincisi, aynı bilginin farklı yerlerde farklı olması. Depodaki stokla sistemdeki stok tutmuyorsa alarm çalıyor demektir. İkincisi, sorunun cevabının kimsede olmaması: bu siparişin gerçek maliyeti neydi? Üçüncüsü, bilginin insana bağlı olması. Bir kişi izne çıkınca süreç duruyorsa, süreç yazılı değil demektir.
ERP ile muhasebe programı aynı şey mi?
Değil. Muhasebe programı olan biteni kaydeder; ERP olan biteni yönetir. Muhasebe programında faturayı kesersiniz, ERP'de o faturanın arkasındaki sipariş, sevkiyat ve maliyet zinciri de durur.
Uygulamada sınır bulanık, çünkü pek çok muhasebe programı zamanla stok ve cari modülleri ekleyip ERP'ye yaklaşıyor. Ürün adına değil, sizin süreçlerinizi karşılayıp karşılamadığına bakın.
Kurulum neden zor?
ERP projelerinin zorluğu yazılımda değil. Zorluk şurada: firmanın süreçlerinin yazılı olmaması. Kurulum sırasında ilk kez şu sorular soruluyor ve cevaplar birbirini tutmuyor. İskonto kim tarafından onaylanıyor? Fire hangi aşamada düşülüyor? İade nasıl işleniyor?
Bu yüzden ERP kurulumu aslında bir düzen kurma işi. Yazılım o düzeni kalıcı hale getiriyor, kendi başına yaratmıyor.
Hazır ürün mü, özel yazılım mı?
Standart bir ticaret akışınız varsa hazır ürün hem ucuz hem hızlı. Süreciniz sektöre özgüyse ve hazır ürüne sığmıyorsa, ya süreci değiştireceksiniz ya da özel geliştirme konuşulacak. Üçüncü bir yol da var ve pratikte en sık kullanılanı bu: hazır ürünü omurga yapıp eksik parçaları entegrasyonla tamamlamak.
Bu tartışmayı ayrıntılı ele aldığımız bir yazı var: hazır ERP mi özel yazılım mı. Hizmet kapsamımız için ERP ve CRM sayfasına bakabilirsiniz.
Maliyet nerelerden oluşuyor?
Lisans ücreti, çoğu projede toplam maliyetin küçük bir parçası. Bütçe yaparken hesaba katılması gerekenler şunlar:
| Kalem | Ne zaman ortaya çıkar |
|---|---|
| Lisans veya abonelik | Baştan, kullanıcı sayısına göre |
| Danışmanlık ve uyarlama | Kurulum boyunca, gün bazlı |
| Veri aktarımı ve temizlik | Kurulumdan önce, çoğu zaman hafife alınır |
| Eğitim | Devreye alma sırasında ve personel değiştikçe |
| Entegrasyonlar | Dış sistem sayısına göre, ayrı fiyatlanır |
| Yıllık bakım | Her yıl, genelde lisansın bir yüzdesi |
| İç emek | Proje boyunca kendi personelinizin ayırdığı zaman |
Son kalem faturada görünmez ama en büyüğü olabilir. ERP projesinde firmanın kendi ekibinden birinin işin başında durması gerekiyor; bu kişi ayrılamıyorsa proje uzuyor.
Başarısız projelerin ortak yanı
Yarım kalan ERP projelerine baktığımızda tekrar eden birkaç şey var. Kapsamın baştan çok geniş tutulması; her modülün aynı anda açılmaya çalışılması. Karar verecek kişinin belli olmaması, böylece her sorunun toplantıya kalması. Ve eski sistemin kapatılmaması, iki sistemin aylarca paralel yürüyüp kimsenin hangisine güveneceğini bilememesi.
Bunların hiçbiri yazılımla ilgili değil. Bu yüzden ERP kararı bir bilgi işlem kararı değil, yönetim kararı olarak ele alınmalı.
Sık sorulanlar
ERP kurulumu ne kadar sürer?
Küçük ölçekli ve tek modüllü başlangıçlar haftalarla, üretim dahil kapsamlı projeler aylarla ölçülüyor. Süreyi en çok uzatan şey veri aktarımı ve süreçlerin netleşmemiş olması.
Bulutta mı, kendi sunucumuzda mı olmalı?
Çoğu işletme için bulut daha az uğraş demek. Kendi sunucunuzda tutmak, veri politikanız gerektiriyorsa ya da internetin kesintili olduğu bir sahadaysanız anlamlı.
Mevcut muhasebe programımdan veri aktarılır mı?
Genelde evet, ama aktarım öncesi temizlik şart. Mükerrer cari kartları ve tanımsız stok kodları aktarıldığında sorun ERP'ye taşınmış oluyor.
Küçük işletmeye ERP erken mi?
Çoğu zaman evet. Önce ön muhasebe ve stok düzenini oturtmak, ERP'ye geçildiğinde harcanan emeği ciddi şekilde azaltıyor.
