Barkod okuyucuyu Bornova'daki bir bayiden bugün alırsınız. Sorun okuyucuda değil: taratınca ekranda ne olacağını kimse söylemiyor. Donanımla yazılımın sınırını çizelim.
"İzmir'de barkod sistemi" diye arayan birinin aklında genelde bir cihaz vardır. Okuyucu, bir de etiket yazıcısı. İkisi de zor bulunan şeyler değil; Bornova'da, Çankaya'da bu işi yapan bayilerden aynı gün alıp kurarsınız, fiyatları da aşağı yukarı bellidir.
Sorun cihazı aldıktan bir hafta sonra çıkıyor. Okuyucu barkodu okuyor, ekrana rakamı yazıyor, sonra ne olacak? Kim düşecek stoktan, hangi depodan, hangi irsaliyeye bağlı olarak? İşte o soruların cevabı donanımda değil.
Aradığınız şey aslında iki ayrı iş
Barkod sistemi dediğimiz şey birbirine karışan iki katmandan oluşuyor ve satın alırken bunları ayırmazsanız, parayı yanlış tarafa verirsiniz.
Donanım tarafı standarttır: el terminali ya da USB okuyucu, termal etiket yazıcısı, etiket ve ribon. Burada marka tercihi, garanti ve servisin İzmir'de olup olmaması konuşulur. Teknik olarak tartışılacak pek bir şey yoktur, ihtiyacınıza göre seçersiniz.
Yazılım tarafı ise tamamen size özgüdür. Okunan kodun hangi kayda düşeceği, sayımda fark çıkınca ne olacağı, aynı ürünün iki farklı barkodla gelmesi durumunda ne yapılacağı. Bu sorulara cevap veren şey program.
Bir örnek: tedarikçinizin kendi barkodu var, sizin raf etiketinizde başka bir kod var ve e-ticaret sitenizde ürünün üçüncü bir stok kodu var. Üç kodu birbirine bağlamayan hiçbir okuyucu bu işi çözmez. Bu bir eşleştirme problemidir ve yazılımda çözülür.
Günde kaç hareket var?
Doğru kurulumu belirleyen tek soru bu. Aşağıdaki tablo sahada gördüğümüz kabaca ayrımdır, kesin kural değil:
| Günlük hareket | Makul kurulum |
|---|---|
| 50'nin altı | USB okuyucu + mevcut ön muhasebe programı. Ek yazılıma gerek yok. |
| 50-500 arası | El terminali + stok programı, depo içi sayım ve mal kabul ekranları |
| 500 üzeri, çok depolu | Terminalde çalışan özel uygulama, ERP entegrasyonu, çevrimdışı çalışma |
Alt satıra bakıp heveslenmeyin. Günde 40 hareketi olan bir işletmeye depo yönetim yazılımı satmak, mahalle bakkalına kasa otomasyonu kurmaya benzer. Çalışır, ama parasını çıkarmaz.
İzmir'de en çok takıldığımız üç yer
Depoda internet yok
Kemalpaşa'da, Çiğli'de, Torbalı'da dolaştığımız depoların bir kısmında sinyal ya yok ya kesik. Bulut tabanlı bir programı olduğu gibi kurarsanız terminal her bağlantı kopuşunda kilitlenir. Terminalin çevrimdışı kayıt tutup bağlantı gelince göndermesi gerekir; bu baştan söylenmezse sonradan eklenmesi pahalıya patlıyor.
Aynı ürünün üç adı var
Mal kabulde tedarikçinin kodu, üretimde ustanın verdiği ad, faturada muhasebenin yazdığı ad. Barkoda geçmeden önce bu listenin temizlenmesi gerekir ve bu iş bir öğleden sonrada bitmez. Geçişlerin en can sıkıcı ama en değerli kısmı burasıdır.
Etiket kimin sorumluluğunda?
Etiketi kimin basacağı, yanlış etiketin kim tarafından iptal edileceği çoğu kurulumda konuşulmadan geçiliyor. Sonra raftaki ürünün etiketi yanlış çıkıyor ve sistem suçlanıyor. Sistem doğru çalışıyor olabilir; süreç tanımsız kalmıştır.
Size barkod gerekmiyor olabilir
Bunu açıkça söyleyelim, çünkü satıcıların çoğu söylemez. Kalem sayısı az, hareketi düşük, tek depolu bir işletmede barkod sistemi kurmak zaman kazandırmaz; aksine mal kabulde ek bir iş yükü çıkarır. Böyle bir yerde stoğu düzeltmenin yolu barkod almak değil, ürün listesini düzenlemek ve girişleri disiplinli tutmaktır.
Bunun sınırını nasıl anladığımızı stok takip programına ne zaman geçilmeli yazısında belirtilerle anlattık.
Sık sorulanlar
Mevcut muhasebe programımıza barkod eklenebilir mi?
Programın dışarıya bir bağlantı noktası açması gerekiyor. Yaygın Türk ön muhasebe programlarının çoğunda bu var; bir kısmında ise yalnızca dosya aktarımı yapılabiliyor, o zaman anlık değil toplu çalışan bir yapı kuruyoruz. Hangi programı kullandığınızı söylerseniz görüşmeden önce bakıp söyleriz.
El terminali mi telefon mu?
Telefon kamerası barkodu okur, bunda sorun yok. Fark dayanıklılıkta ve hızda: soğuk depoda, tozlu ortamda, günde yüzlerce okumada telefon yorulur ve okuma süresi terminale göre uzundur. Hareketi düşük yerlerde telefonla başlamak mantıklı, sonra terminale geçilir.
Karekod mu barkod mu kullanmalıyız?
Klasik çizgili barkod ürün kodu taşır ve o kadarı çoğu işletmeye yeter. Karekod içine seri numarası, parti, son kullanma tarihi gibi bilgileri de koyabilirsiniz; gıda, kozmetik ve yedek parça tarafında bu işe yarıyor. İhtiyaç yoksa karekoda geçmek için sebep yok.
Kurulum ne kadar sürer?
Donanım bir günde kurulur. Yazılım tarafı, ürün listesinin ne kadar dağınık olduğuna göre değişiyor; listesi düzgün bir firmada birkaç hafta, on yıllık karışık bir listede bundan uzun sürüyor. Süreyi belirleyen şey yazılım değil, veriniz.
Depo, üretim ve stok tarafında nasıl çalıştığımızı ERP & CRM ve endüstriyel yazılım sayfalarında anlattık. İzmir’de kurulu bir yazılım firmasıyız, depoyu yerinde görmeye geliriz; durumunuzu konuşmak için bize yazın.
