“Müşteri takip programı” diye arama yapan iki farklı kişi var: biri kimin ne kadar borcu olduğunu, diğeri hangi müşteriye ne zaman dönüleceğini takip etmek istiyor. Aynı program ikisini de çözmüyor.
Bu ifadeyi arayan iki ayrı kişi var ve dertleri farklı.
Birincisi para tarafında: hangi müşterinin ne kadar borcu var, çeki ne zaman doluyor, vadesi geçen kim? İkincisi ilişki tarafında: bu müşteriye en son ne zaman dönüldü, teklif hangi aşamada, bir sonraki adım ne?
Birinci ihtiyaç cari takibidir ve muhasebe programının işidir. İkincisi satış takibidir ve CRM'in işidir. Bunları karıştırmak, yanlış ürünü alıp sonra beğenmemeye yol açıyor.
Cari takip: paranın nerede olduğu
Cari hesap, bir müşteriyle aranızdaki alacak ve borcun kaydı. İyi bir cari takibi şu soruları anında cevaplar: bugün itibarıyla kim ne kadar borçlu, vadesi geçen tutar ne kadar, geçen ay ne kadar tahsil ettik.
Bunun için ayrı bir program almanız çoğu zaman gerekmiyor; ön muhasebe programınızın içinde zaten var. Sorun genelde programın olmaması değil, kayıtların düzenli girilmemesi.
Satış takibi: ilişkinin nerede olduğu
Burada takip edilen şey para değil, süreç. Görüşme yapıldı mı, numune gitti mi, teklif hangi aşamada, kim ne zaman dönecek? Bu bilgi muhasebede durmaz çünkü henüz bir işlem yoktur.
Bu ihtiyaç için doğru araç CRM. Ayrıntısını CRM nedir yazısında anlattık.
İkisi birbirine bakmalı mı?
Bakarsa iyi olur. Satışçının teklif verirken müşterinin vadesi geçmiş borcunu görmesi, hem tahsilatı hızlandırıyor hem gereksiz riski önlüyor. Bunun için iki sistemin konuşması gerekiyor.
Pratikte en sık kurduğumuz köprü bu: muhasebedeki bakiyenin satış ekranında görünmesi. Küçük bir iş gibi duruyor ama günlük etkisi büyük.
Tahsilat takibinde işe yarayan üç şey
Vadeye göre otomatik sıralama, yani her sabah kime dönüleceğinin listesinin kendiliğinden çıkması. Hatırlatmanın kişiye değil sisteme bağlı olması. Ve müşteriye giden hatırlatma mesajının kayda geçmesi, böylece iki kere aranmaması.
Bunlar için pahalı bir sistem gerekmiyor. Gereken şey, kaydın tek yerde ve güncel olması.
Excel ne zaman yetmiyor?
Tek kişi bakıyorsa ve müşteri sayısı azsa Excel bir süre idare ediyor. Yetmemeye başladığının işaretleri şunlar: aynı dosyanın birden fazla sürümü dolaşıyor, biri izne çıkınca takip duruyor, geçmiş görüşmeler kimsenin hatırlamadığı bir yerde kalıyor.
Bu üç işaretten ikisi varsa program konuşmanın vakti gelmiş demektir. Ön muhasebe tarafı için bu yazıya, ürün seçimi için CRM programı yazısına bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Tek programda ikisi birden olur mu?
Bazı ürünler ikisini birlikte sunuyor. Küçük ölçekte pratik oluyor; satış süreci karmaşıklaştığında ayrı bir CRM genelde daha iyi sonuç veriyor.
Çek ve senet takibi de girer mi?
Cari takibinin doğal parçası. Ön muhasebe programlarının çoğunda portföy ve vade takibi bulunuyor.
Mesaj ve e-posta hatırlatması gönderilebilir mi?
Evet, sistemlerin çoğu bunu destekliyor. Gönderim öncesi metnin sabit ve ölçülü olması, müşteriyle ilişkiyi bozmamak için önemli.
Mevcut muhasebe programımıza ekleme yapılabilir mi?
Programın dışa açık bir arayüzü varsa evet, üstüne takip ekranı kurulabiliyor. Yoksa ayrı bir çözüm ve veri aktarımı konuşuluyor.
